Moni asia maailmassa tapahtuu 3-5 hengen ryhmässä...

Näin totesi yhdessä maailman parhaimmista johtajakoulutuksista (IMD-johtajakoulutus: linkki sivustolle) opiskellut johtaja perustellessaan sitä, että opiskelu toteutetaan 3-5 hengen ryhmissä. Kun opiskelu tuntuu tehokkaalta ja opiskelija kokee oppimisen iloa ryhmässä, olettaa sopii, että se toimii myös työelämässä. Ryhmää voidaan käyttää voimavarana ja oppimisalustana myös sellaisissa johtajan ja henkilöstön välisissä kohtaamisissa, jotka perinteisesti on toteutettu kahdestaan. Edellisessä artikkelissani otin esimerkiksi kehityskeskustelun, jonka toteustustapaa on nyt syytä tarkastella kriittisesti ja tuloksellisuutta arvioiden.

Ryhmäkehityskeskustelu on yksi mahdollisuus. Ryhmän kehityskeskustelulle on paikka silloin, kun esimiehellä on paljon samantyyppistä työtä tekeviä työntekijöitä tai tietty ryhmä työskentelee muutenkin yhdessä. Ryhmän kehityskeskustelua voidaan käyttää myös petaamaan ja valmistelemaan yksilökehityskeskustelua. Kehityskeskustelun sisällössä on paljon asioita, jotka voi hyvin käydä läpi isommalla porukalla. Strategia, ryhmän tavoitteiden ja tulosten asettelu, organisaation ja työyksikön toiminnan tarkastelu suhteessa muihin yksiköihin, toimintaympäristöön ja kilpailijoihin. Kun isommat yleiset asiat on käyty ryhmässä, jää enemmän aikaa yksilökeskusteluihin ja niissä voidaan keskittyä syvällisemmin kunkin työntekijän henkilökohtaisiin tavoitteisiin ja myös suhteeseen esimiehen kanssa.
Ryhmäkeskustelun teemat on hyvä sopia ryhmän kanssa ennakkoon. Kuten yksilökeskustelussa, niin ryhmäkeskustelussakin tulee esimiehen ohjata valmistautumaan keskusteluun sekä laatia asialista. Aikaa tulisi varata ainakin pari tuntia. Sopiva ryhmän koko on kolmesta viiteen, yli kahdeksan hengen ryhmä on liian suuri. Sanomattakin on selvää, että esimies itse käy kehityskeskustelun. Hän ei voi sitä delegoida. Tämä sääntö perustuu siihen, että vain esimiehellä on valta päättää henkilökysymyksistä, palkkauksesta, roolista työyksikössä ja vaikkapa opintovapaan myöntämisestä. Olisi tosi turhauttavaa keskustella varajohtajan kanssa asioista, joihin hänellä ei ole päätäntävaltaa.

Kolmen ryhmä

Saku Tuominen ja Pekka Pohjakallio ehdottavat Työkirjassaan (Talentum 2012) kehityskeskustelua kollegoiden kanssa. Prosessi voi käynnistyä siten, että valitaan muutama läheinen kollega ja käydään keskustelu heidän kanssaan. Runkona voisi olla kirjan mukaan seuraava sabluuna:

• Mikä on roolisi ja tärkein tehtäväsi organisaation tavoitteiden saavuttamisessa?
• Mitä muuta toimenkuvaasi kuuluu?
• Mikä on mielestäsi kollegasi tärkein tehtävä?
• Mikä on yhteinen agendamme?
• Mitä toivoisit kollegaltasi, jos tulee eteen vastoinkäymisiä?
• Missä asioissa kollegasi on erityisen hyvä/taitava? Millaisia tilanteita hän hoitaa erityisen hyvin?
• Millaisissa asioissa näkisit hänellä olevan kehitystarpaita? Mitä uutta hänen olisi hyödyllistä oppia?
• Millaisia konkreettisia tavoitteita voisit asettaa kollegallesi?

Kokeile ryhmäkehityskeskustelua ja keskustelua kollegoiden kanssa. Johtajana on hyvä miettiä omaa rooliaan; miten johtaisin näiden uusien tapojen onnistumista. Johtajalla on aina vastuu kehityskeskusteluista ja siitä, että niitä käydään, mutta toteutuksia voi olla monenlaisia.

Helleterkuin Seija Telaranta