Lause on lainattu Goethelta, joka sisarelleen kirjoittaessaan valitti aikapulaa ja joutui siksi kirjoittamaan mielestään liian pitkän kirjeen. Tämä tuli mieleeni, kun aamun pimeinä tunteina luin yhtä kokousmuistiota, joka oli 9-sivuinen. Oli kirjoitettu kuin näytelmän käsikirjoitus, jossa oli vuorosanat jo valmiina. Muistiossa kerrottiin kuka oli mitäkin mieltä ja ajauduttiin ilmaisuun, jossa asioiden moninaisuus peitti sanoman. Minulla on taipumus kiihtyä herkästi nollasta sataan ja päivän auettua otin kirjahyllystä kaikki kirjat, joissa opastettiin kokoustekniikkaan, kokousten johtamiseen ja kokouksesta muistion kirjoittamiseen. Käteen sattui sekä uusia että vanhoja, joukossa helmet Juhana Torkki, "Puhevalta" ja Sami Miettinen ja Juhana Torkki "Neuvotteluvalta". Ne ovat vuosilta 2006 ja 2008.
 |
| Valoa kohti... |
Esimerkki: Churchilliä pyydettiin puhujaksi tilaisuuteen ja kysyttiin, kauanko hän tarvitsee aikaa puheen valmisteluun. "Kuinka pitkään minun pitää puhua?" Vastaus oli, että kaksi tuntia, johon Churchill totesi: "No hyvä, ei sen valmisteluun mene kuin kymmenen minuuttia. Pelkäsin, että minulta odotetaan kymmenen minuutin mittaista puhetta - sitä pitäisi valmistella kaksi tuntia!" Puhujalle on tärkeätä ajantaju. Lisään tähän, että sama pätee kirjoittajaan. Lukijan ote herpaantuu jo kolmannen A-nelosen kohdalla. Mitä pidempi teksti, sen helpommin alkaa ajatella kirjoittajaa, mistä on kysymys. Björn Wahlroosia lainaten tavoitteet ja ajattelu alkavat näkyä naamalta ja kirjoituksessa rivien välistä.
Aivan samalla tavalla asiapitoisen muistion kuin puheenkin pitämisessä on ajateltava lukijoita ja kuulijoilta. Heidän aikaansa ei pidä kohtuuttomasti kuluttaa eikä tylsistyttää, saada raivostumaan. Huomio ja kiinnostus on nostatettava kiinnostavalla ilmaisulla. Tekstin tulee vetää puoleensa. Se saa lukijan tarkkaavaiseksi, vastaanottavaiseksi ja hyväntahtoiseksi. Kirjoittajan ja lukijan välille muodostuu hyvä vuorovaikutus, lämmin yhteys. Liian täydellinenkään ei ilmaisussaan saisi olla, sillä se on luotaantyöntävää. Voi aina osoittaa hieman epävarmuutta ja kysyä, vai oliko näin. Se saa lukijan palaamaan tilanteeseen ja miettimään.
 |
| Sähkökatko pakottaa löytämään uusia ratkaisuja |
Yksi syy liian pitkään kirjalliseen muistioon on epävarmuus. Se näkyy sidesanoina, joilla mitätöidään tai naamioidaan selvä kanta. Melkein, lähes yksimielisesti, voisi olla, melkein kaikki jne. Epävarmuus voi syntyä myös siitä, että
taustalla on pyrkimys konsensukseen ja sitä yritetään ylläpitää myös muistiossa uskaltamatta tehdä johtopäätöksiä, jotka kuuluvat hyvään muistioon. Silloin siitä tulee liian pitkä auttamattomasti. Konsensuksen taustalla on tasa-arvoinen kulttuuri, joka ei suosi eikä rohkaistu erilaisista mielipiteistä, vaikka juuri ne ja niihin perehtyminen veisivät asiaa eteenpäin ja avaisivat erilaisia mahdollisuuksia. Vastarinnassa ja rohkeudessa on uudistumisen siemen.
Lopuksi ihailemani Bill Clintonin viisaudet jälleen kerran:
- Kompromissiin ei pidä tyytyä. Jos on kaksi eriävää mielipidettä, kannattaa hylätä molemmat ja etsiä uusi, kummastakin selkeästi eroava ihan uusi ratkaisu.
- Jos asia jää junnaamaan, hylkää se ja etene niissä asioissa, joilla on eteenpäinmenon edellytykset ja mahdollisuudet.
Eteenpäin mennään, terkuin Seija Telaranta
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti
Kommentit ilmestyvät pienellä viiveellä. Jouduimme ottamaan käyttöön kommenttien moderoinnin, koska mainoksia alkoi tulvia kommentteina.