Esimiesviestintää ylöspäin

Oma polku

Nico Rosberg ei jättänyt mitään sattuman varaan pyrkiessään voittajaksi. Samoin tulisi esimiehenkin toimia. Löysin omasta kirjastani kappaleen, missä kirjoitin kommunikaatiosta omien esimiesten kanssa. Oikein huvitti, kun siinä oli annettu tosi yksityiskohtaisia ohjeita, jotka ovat päteviä edelleen.

Kun esimes viestii oman yksikkönsä asioista ylemmälle esimiehelleen hänen tulisi ensinnäkin muistaa, ettei rasita turhalla eikä epätarkalla informaatiolla. Ei voi mennä esittelemään jäävuoren huippua, jos ei tiedä, miten syvälle se pinnan alla ulottuu. On myös tunnistettava, että asiasta voi olla eriäviä mielipiteitä ja etukäteistietoa, joten on varauduttava kaikkiin mahdollisiin kysymyksiin sekä perustelemaan. Kun esittelee oman henkilökuntansa asioita, tulee aina tiedostaa vastuu ja harkiten analysoitava informaatio myös juridisen ja eettisen oikeutuksen kannalta.
Ajankohdalla on merkitystä. Mieti hetki, onko tänään se päivä, kun nostan asiani esiin. Valmistaudu myös kuuntelemaan ja tekemään muutoksia kuulemasi perusteella.

• Kerro ensin positiivinen puoli ja miellyttävät kuulumiset. Ilmapiiri kohoaa.
• Älä yllätä esimiestäsi tai aiheuta hämmennystä. Huolehdi siitä, että puskaradio ei ole ohittanut sinua.
• Jos tunnistat esimiehessäsi heikkouksia, tarjoa apuasi tahdikkaasti.
• Pidä esimiehesi ajan tasalla omista saavutuksistasi, mutta älä unohda myöskään hänen vastaaviaan.
• Kun saat esimieheltäsi uuden tehtävän, tee se huolellisesti ja sovitussa aikataulussa.
• Esimiehen sihteeriin kannattaa luoda hyvät suhteet, sillä hän voi loiventaa ja tasoittaa tietäsi monissa asioissa.

Aika hauska tämä loppuhuipennus. Onkohan sihteereitä enää monellakaan? 

Valitse kuitenkin oma polkusi ja pidä siitä kiinni.

Talvilomaterkuin Seija Telaranta

Idioottikin voi johtaa....

En haluaisi käyttää "idiootti"- sanaa, kun puhutaan presidenteistä, mutta pakkohan se oli kirjoittaa, kun aamun kunniaksi virkistin itseäni lukemalla johtamisen gurun Gary Hamelin kirjaa Johtamisen tulevaisuus (Talentum 2007). Gary Hamel on yksi niitä teoreettikkoja, jonka kirjoja tentitään yliopistoissa, ja  joita käytetään johtamiskoulutuksissa varmaan kaikkialla maailmassa.
Gary Hamel toteaa kappaleessa johtamisen hajauttaminen, että Yhdysvaltojen hallintojärjestelmän keksimisessä on tarvittu neroutta, jotta siitä saatiin sellainen, että idiootit voivat olla sen johdossa. Tämä pätee myös muissa demokraattisissa valtioissa.
Kansanvaltaisen demokraattisen yhteiskunnan muutosvauhti on vähäistä ja vain vähän riippuvaista valtaan valittujen henkilöiden persoonallisuudesta ja aloitekyvystä. Hamel toteaa, että vaikka useimmat Yhdysvaltojen presidentit ovat olleet hyviä johtajia ja taitavia valtiomiehiä, kaikki heistä eivät ole yltäneet huippusuorituksiin. Johtajan toiminta ei vaikuta tilanneherkkyyteen eikä joustavuuteen, se on rakennettu itse järjestelmään, joka toimii omalla tavallaan. Vakaasti johtajavaihdoksista huolimatta. Monet analyytikot ovatkin jo todenneet, että suuria muutoksia eurooppalaisten arkielämään tuskin tulee, vaikka nyt näyttää siltä, että kaikki on menossa mullin mallin Valkoisessa talossa.
Isoin muutos sivustaseuraajille onkin, että tyyli muuttuu reippaasti ja Trump on ja tulee olemaan näkyvä ja kuuluva johtaja. Hän on aamujemme hämmästyttäjä ja iltojemme ihmetys. Trumpia on kiitelty selkeästä ja suorasta kansanomaisesta kielenkäytöstä. Kun on pyydetty tarkennuksia isojen linjojen heitoista, selkeää täsmennystä ei saadakaan. "Joskus tarvitaan tietynlaista retoriikkaa, jotta ihmiset saadaan motivoitumaan. En halua olla pieni, kiva monotoninen hahmo, mikä tulen kuitenkin monissa asioissa olemaan", oli vastaus kysymykseen jatkuuko vaalikampanjasta tuttu retoriikka Valkoisessa talossa.
Peter Drucker piti johtajan hyveenä sitä, että hän ei keskity itseensä, vaan tehtäväänsä. Johtaja on tehtävänsä renki. Rengiksi Trump tuskin ryhtyy, mutta tehtävä vaatii nöyryyttä ettei tule katastrofi, lähinnä hänelle itselleen. Tuskin Trump haluaa jäädä historiaan johtajana, joka epäonnistuu kansansa silmissä.

Michelle oli esikuva. Kuva joulukuun Voguen fb:kiin jaetuista

Demokratiassa ei näköjään ole pelkona, että edeltäjä valitsee seuraajansa, itsensä näköisen. Obamien loistavat esiintymiset Hillaryn puolesta ilmeisesti kääntyivät itseään vastaan, koska siinä oli jatkuvuuteen pakottamisen tunnelma. Peter Drucker pitää  yrityksissä tuhon tienä, jos uusi johtaja on edeltäjänsä kopio. Kansa on puhunut eikä seuraaja todellakaan ole kopio. Sillä on aina positiivinen ja virkistävä vaikutus organisaation elämään. Jokaisen tulee löytää itsestään uusi vaihde, tuore suhtautuminen muutokseen. Tuli mieleen, että olisiko tullut mitään pöhinää, jos Hillary olisi valittu. Se, että Donald Trump nimittää lapsensa merkittäviin tehtäviin hallinnossaan, ei ole johtamisen kirjallisuudessa hyväksyttävää. Johtajan perheenjäsenet tuovat jännitteitä organisaatioon ja ihmiset eivät voi työskennellä vapautuneesti, koska on tunne, että heistä voidaan raportoida ylimpään johtoon saakka. Toisaalta John Kennedyn veli Robert oli oikeusministeri veljensä hallinnossa, eikä sitä pahana pidetty. Päinvastoin, hän oli veljensä tuki monissa vaikeissa asioissa. Ikävä kyllä, ajanjakso jäi vain parin vuoden mittaiseksi.

Kotikatu

Meillä kävi talvi! Vaati uuden suhtautumisen aamun lähtöihin. Terkuin Seija Telaranta

Kommunikaatio on liimaa työyhteisössä

Kommunikaatiosta on toistasataa erilaista määritelmää. Yhteistä niille on, että jotta kommunikaatiota syntyisi, vaatii se ainakin kaksi ihmistä. Toinen on sanoman lähettäjä ja toinen vastaanottaja. Latinan sana communitas tarkoittaa yhteen liittämistä. Työyhteisössä kommunikaatio liittää yksilöt liiman tavoin toisiinsa, tai sitten ei, jos liima on huonoa. Kommunikaation päämääränä on saattaa lähetetty ja vastaanotettu sanoma niin lähelle toisiaan kuin mahdollista, jotta sanoma ymmärrettäisiin samalla tavalla. Juuri tähän "ymmärrettäisiin samalla tavalla" kiteytyy koko kommunkaation ydin. Molemmat osapuolet tuovat tilanteeseen mukaan paljon muutakin kuin itsensä fyysisesti. Mukaan tulee aikaisemmat kokemukset, asenteet, asian merkitys sekä tiedolliset ja taidolliset kyvyt.
Kommunikaatio esimiestyössä on eri asia kuin kommunikaatio ammatillisella tasolla. Siksi jokaisen esimiehen tulisi opetella viestintätaitoja, jotka kuuluvat esimiestyön osaamiseen. Näitä ovat kommunikaatio henkilöstön kanssa, kommunikaatio omien esimiesten kanssa, kommunikaatio ylimmän johdon kanssa, kommunikaatio eri ammattiryhmien kanssa, kommunikaatio oman organisaation ulkopuolelle, kommunikaatio konfliktitilanteissa ja kommunikaatio haastavien persoonien kanssa. Tämä lyhennettykin versio jo osoittaa, että paljon on opeteltavaa.

Avoimuus on päivän sana

Nyt peräänkuulutetaan avoimuutta. Peter Sengen mukaan avoimuutta organisaatioissa tulee analysoida suhteessa sen merkitykseen. Hänen mukaansa on avoimuutta, joka edistää osallistumista ja avoimuutta, joka toimii reflektiivisesti. Osallistumista tukeva avoimuus ymmärretään usein vapaudeksi puhua siten, kuinka oikeasti ajattelee, mitä mieltä on. Ihmiset ovat aidosti mukana organisaation sisäisessä päätöksenteossa ja heidän mielipiteillään on merkitystä ratkaisuihin. Erilaisten mielipiteiden tunnistaminen mahdollistaa paremmat päätökset. Osallistumista lisäävä avoimuus saa aikaan sen, että ihmiset puhuvat keskenään ja ovat vuorovaikutuksessa organisaation kaikilla tasoilla.
Reflektiivinen avoimuus perustuu taitoihin ja pyrkimykseen parempaan, ei vain hyviin aikomuksiin. Reflektiossa lähdetään olettamuksesta, että mielipiteeni voikin olla väärä ja työtoverini mielipide oikea. Näitä erilaisia näkemyksiä pohditaan aidon dialogin hengessä ja pyritään yhdessä parempaan. Ei oteta sinänsä yhden tai toisen näkemystä vaan luodaan uutta. Bill Clintonin prinsiippien mukaisesti ei tyydytä kompromisseihin vaan luodaan jotain ennen kuulumatonta, tuoretta, jonka varassa eletään eteenpäin.

Ihana marraskuu!

Luonto maaseudulla on nyt kauneimmillaan. Avoimena uudelle lumelle. Tyynenä, rauhallisena ja harmaana. Ota siitä kaikki irti!

Parempaa marraskuuta, terkuin Seija Telaranta