Työyhteisö ongelmakierteessä

Pekka Järvisen kirja Esimiestyö ongelmatilanteissa (Talentum 2014, uusittu painos) löytyy monen esimiehen kirjahyllystä. Se on ehdottomasti Peter Druckerin kirjojen ohella yksi sellainen, jota kannattaa lukea aika ajoin. Avaa sen mistä kohdasta hyvänsä, ällistyy. Ihan kuin puhuttaisiin meidän työyksiköstä.

Jokaisella työyhteisöllä on oma konfliktihistoriansa, myös niistä selviämisen vaiheet. Pekka Järvinen kuvaa kirjassaan ongelmakierteen vaiheita, jotka ovat auenneet hänelle käytännön havainnoinnin, työyhteisöjen konsultoinnin ja selvitysten kautta. Akuutissa vaiheessa on tietysti ongelma, uusi tai pitkään kypsynyt, jota ei kyetä selvittämään. Asiat henkilöityvät ja alkaa syyttely, jota seuraa klikkiytyminen. Syntyy taisteluita klikkien välillä. Konflikti laajenee ja koko organisaatio tulee siitä tietoiseksi. Asiaan ottavat kantaa sellaisetkin, joita asia ei lainkaan koske. Koko organisaatio alkaa vajota sisäiseen tunteiden maailmaan. Laineet käyvät niin syvinä, että rauhallinenkin ihminen löytää itsensä riehumasta.

70-luvulla lontoolaisessa Talk of the Town-yökerhossa esiintyi Tom Jones. Kun Green Green Grass of Homen alkutahdit kajahtivat yleisö alkoi huutaa täyttä kurkkua. Päätin, että en mene mukaan moiseen huumaan. Kun maestro sitten hyökkäsi tiikerin lailla lavalle, repäisi paitansa ja laulu kaikui, huomasin, että huusin kuin leijona! linkki esitykseen

Seuraava askel on luonnollisesti ongelman leviäminen tai levittäminen organisaation ulkopuolelle. Silloin ei keinoja kaihdeta. Ongelma irtautuu myös mittasuhteistaan ja skandaali on valmis. Kukaan ei säästy, eivät asiakkaat, omaiset, omistajat, tuottajat, voisi sanoa koko kansa. Sosiaali- ja tervydenhuollon yksikön ollessa kyseessä löydetään kaapeista mitä ihmeellisimpiä kokemuksia. Minullekin nousi mieleen isäni, joka vuosien vuodeosastohoidon loppumetreillä sanoi minulle, että mieluummin olisin sodassa kuin täällä. Ja maanviljelijä-veljeni kysymys, mitä hoitajat tekevät lasikaapissa tuntitolkulla eivätkä koskaan  satu huoneeseen. Hän hoitaa sikojaan paremmin kuin siinä paikassa hoidetaan ihmisiä. Julkisia organisaatioita molemmat. Oman pahan olon laajentaminen koko  alan tarinaksi saa meidät kaikki muistamaan vain sen negatiivisen. Ikävä kyllä se ei hyödytä ketään.
Pekka Järvinen kuvaa ongelmien ilmenemismuotoja seuraavasti: Yhteistyö- ja vuorovaikutusongelmat, huono ilmapiiri, pelisääntöjen rikkominen, myöhästely, työntekijöiden epäsosiaalinen käytös, runsaat sairauspoissaolot, heikot työsuoritukset tai huono asiakaspalvelu.

Siltoja tulisi rakentaa...

Konflikti luonnollisesti pitäisi pystyä ratkaisemaan ja hakemaan apua ennenkuin se laajenee. Aina se ei ole mahdollista vaikka mitä tehtäisiin. Esimiestyössä on siis tunnistettava ongelma, mutta analysoitava myös henkilöstö tietoisesti, kuka tai mikä tässä yhteisössä voi aiheuttaa ongelman. Työterveyshuolto ja luottamusmiehet ovat avainasemassa. Sarjassa arkiston aarteita etsin oman kirjani, jossa esittelin laajaa amerikkalaista tutkimusta, jossa on kartoitettu työyhteisössä tilastollisesti eniten ongelmia aiheuttavat työntekijät, ne, joihin esimiestyössä rauhankin aikana tulisi kiinnittää erityshuomio: vihamieliset työntekijät, valittajat ja kielteisesti asennoituvat, vaikenijat, aina samaa mieltä olevat ja kaikkitietävät.

Sammuta liekki ennenkuin se kiihtyy tulipaloksi

American Journal of Nursing (AJN/July 1995) esitteli Texasissa tehdyn laajan tutkimuksen, jonka perusteella on laadittu profiili sairaanhoitajasta, jolla on riski virhekäyttäytymiseen tai virhesuoritukseen.

• Kolme neljäsosaa virheen tehneistä oli toiminut ammatissa yli 6 vuotta. Vaarallinen on tilanne silloin, kun pitkään samaa työtä tehnyt hoitaja muuttaa uuteen organisaatioon.
• Naiset tekivät enemmän virheitä, mutta mieshoitajat pahimmat. Toisaalta miehet myös toimivat riskialttiimmissa työyksiköissä kuin naiset.
• Virheen tehneiden keski-ikä oli 44 vuotta tässä tutkimuksessa.
• Eniten virheitä sattui sisätauti-kirurgisilla vuodeosastoilla.
• Tyypillisin virhe oli lääkkeisiin liittyvä.
• Toiseksi eniten virheitä oli potilaan tilan arvioinnissa.
• Puutteellinen kirjaaminen johti myös virheisiin.
• Anestesiasairaanhoitajilla oli eniten huumeista ja alkoholin liikakäytöstä johtuvia virheitä.

Mielenkiintoista on, että kun oli tehnyt virheen, tekijä siirtyi useimmiten vanhustenhoitoon. Ruotsissa on myös tehty vastaavia tutkimuksia, tulokset ovat samansuuntaisia. Erityistä huomiota tulisi kiinnittää hoitajiin, jotka hakeutuvat yksinomaan yötyöhön. Suositus on, että yötyötä tekevien on aika ajoin tehtävä päivätyötä, jolloin he ovat osana työyhteisöä. Yötyö on usein yksin tekemistä. 1990-luvulla, jolloin olin American Hospital of Paris'ssa tutustumassa usean kuukauden ajan, yötyössä käytettiin paljon opiskelijoita ja vähemmän koulutuksen saaneita. Perustui siihen, että päivisin on kaikilla potilailla niin paljon aktiviteettia, että he nukkuvat yönsä, jolloin hoidon tarve on vähäinen.

Ja lopuksi yksi neuvo: Tarkista kaikkien työntekijöidesi todistukset ja työhistoria. Tiedät enemmän ja osaat varautua.

Terkuin Seija Telaranta

Neuvottelu Roomassa

Neuvottelutaito on puhumisen ja kirjoittamisen ohella yksi johtajan jaloja osaamisen alueita. Ihan riittävästi on haastetta ja paikka mielenkiintoisille analyyseille, kun neuvottelemassa on eri enneagrammi-tyyppien edustajat tai vaikka nyt kotoisesti pohjalaiset, savolaiset ja hämäläiset. Eilen minulla oli täällä Roomassa, jossa nyt kirjoitan ihanassa iltaauringossa Piazza del Popolon vieressä olevassa hotellissa, ikkuna Villa Borghesen puistoon, tilaisuus olla läsnä roomalaisessa neuvottelussa. 

Hetki sitten "Popololla"

Aiheena oli asunnon remontoidulta kattoterassilta tullut kosteus alakerran dottoressan asuntoon. Kyseessä ei ollut mikään akuutti tilanne, vaan kolmen vuoden ajan kytenyt prosessi. Nyt kahden suomalaisen asianosaisen ja alakerran dottoressan lisäksi paikalla oli kummankin osapuolen juristit, vakuutusyhtiön edustaja, kaksi arkkitehtia, talon isännöitsijä, joka oli myös juristi sekä pari insinööriä asiantuntijoina. Kokoonkutsujana oli Saksassa työskentelevä roomalais-kroatialainen arkkitehti. Draaman huipun muodosti dottoressan asuntoon meno. Hän ei ollut suostunut asunnon tarkistukseen aikaisemmin. Olohuoneen katossa ja seinässä oli hometta, ihan selvästi, eikä sitä mitenkään ollut sinne voitu maalata. Asunto oli kuitenkin pölyinen, jääkylmä ja asumattoman oloinen. Dottoressa halusi rahaa, ei asunnon korjausta. Vakuutusyhtiö toisinpäin. Siinä yksinkertaistaen asetelma.

Tiberin vesi on vihreätä

Kaikki asettuivat ympyrän muotoon, dottoressa sivummalle. Kokoonkutsuja esitteli tilanteen. Isännöitsijä, joka oli nainen, käytti heti reippaan puheenvuoron dottoressan puolesta. Siinä oli kärsimysten ja homeen aiheuttamien sairauksien kuvausta kotitarpeiksi. Sitten ympyrästä kehän keskelle astui vastapuolen keski-ikäinen roomalaisjuristi Alessandro. Hänellä oli elegantti pikkuruutuinen takki ja samanväriset kengät. Mieleen tuli heti Al Pacino elokuvassa "Naisen tuoksu". Tiukka katse kulki kuulijasta toiseen ja pieni liikehdintä tehosti sanomaa, jota riitti. Silloin tällöin isännöitsijä pääsi keskeyttämään, mutta neuvottelu jatkui hänen tahdissaan huipentuen kolmeen mahdollisuuteen, joista piti valita. Asioiden yksityiskohtia lainkaan ymmärtämättä oli kiintoisaa seurata vuorovaikutusta ja tilanteen johtamista. Karisma kantoi ja sen turvin Alessandro vei neuvottelun päätökseen. Jos oltaisiin Suomessa, voisi olettaa, että ratkaisu oli löytynyt. Kun ollaan Roomassa, tämä oli vasta ensimmäinen näytös, jonka jälkeen aletaan selvittää, mitä tämä käytännössä merkitsee.

Patsaat kohdallaan

Jokunen vuosi sitten olin toista kuukautta italian kielen ja kulttuurin intensiivikurssilla, täysipäiväisesti. Ikävä kyllä motivaatio ei ollut kohdallaan, eikä hyvästä opetuksesta huolimatta paljoa taitoa kertynyt. Oli niin kivaa jutella englanniksi kahden kalifornialaisen jenkkimimmin kanssa, jotka ottivat kaiken irti Roomasta. Täällä eletään ja esirippu vedetään alas kun lähdetään. Mottona "blondi näyttää hyvältä mustassa avomersussa Lossissa". Tästä syystä neuvottelussa oli aikaa tarkkailla body languagea.

Loma Roomassa, terkuin Seija Telaranta

Ysi tai ykkönen enneagrammissa, tutustu!

Onkin vierähtänyt tovi, kun enneagrammia on käsitelty tässä blogissa. Tosin se tuo ajatuksen siitä, ettei enneagrammi sinällään, vaikka ”mediaseksikäs” metodi onkin, ole mikään pikatyöväline tai nopeasti ihmeitä tekevä työkalu. Enneagrammi on työväline, joka antaa mahdollisuuden oman itsen, parisuhteen tai työyhteisön pitkäjänteiseenkin kehittämiseen. Ja sitä paremmin se toimii, mitä syvällisemmin ja monipuolisemmin sitä tuntee ja käyttää. Uutta tietoa näinkin vanhaan metodiin on viimeaikoina tullut esim. keskushermoston välittäjäaineiden dopamiinin, serotoniinin ja noradrenaliinin erittymiseroista eri enneagrammityypeillä. Tämän tiedon yhdistäminen ravitsemukseen ja kehon energiatasojen muuttamiseen liikunnalla on varsin mielenkiintoinen kokonaisuus ja antaa jälleen uusia näkökulmia tälle erinomaiselle työkalulle.

Tässä blogissa on vielä käsittelemättä kaksi ennenagrammityyppiä, ysi ja ykkönen. Kovat pakkaset saavatkin painetta kirjoittamiseen, ja käsitelläänkin ne nyt, samanaikaisesti. Toimintakeskuksen tyypit ysi ja ykkönen - olkaa hyvä!

Enneagrammiysi on diplomaatti, rauhanrakentaja, mukautuja ja viipyilijä. Ysi pyrkii harmoniaan ratkaisuissaan ja antaa mieluummin muille tilaa kuin vaatii asioita itselleen. Ysit haluavat elämän olevan tasaista ja ennustettavaa, eikä se saa vaatia liian paljon panostusta tai vaivaa. Ysien ystävällinen ja rauhallinen olemus herättää heti luottamusta ja heitä pidetäänkin hyvinä kuuntelijoina ja sovittelijoina. Heidän pehmeä ja kohtelias puhetyyli auttaa käsittelemään ikäviäkin asioita.

Työyhteisöissä kannattaa huomioida, että ysien on varsin vaikea päättää omaa kantaansa, jos se on toista vastaan tai toista erityisesti suosivaa. Tällaisissa tilanteissa yseille on helpointa toimia ”aika hoitaa –periaatteella”. Liian tiukasti ohjatussa yhteistyössä ysi helposti lamaantuu, ja saattaa antaa toisten päättää itsensä puolesta. Ysiä onkin hyvä suostutella, ei vaatia. Väittelykään hänen kanssaan ei johda tuloksiin, kuten ei myöskään kilpailuun haastaminen. Avunannosta ysi ei kuitenkaan kieltäydy, jos sitä häneltä pyytää, mutta toisen tontille ysi ei apuaan tule tarjoamaan (kuten esim. kakkonen). Ysimäistä on myös se, että aikominen on vahvaa, mutta se jää helposti aikeeksi arjen pyyhkäistessä asioiden yli. Siksi deadlinet heidän kanssaan ovat tarpeellisia. Ysien energian löytymistä helpottaa, jos heille ilmaisee konkreettisesti, millä tavalla pitää heidän tavastaan saavuttaa tuloksia. Tärkeysjärjestys ja töiden käynnissä pitäminen saa yseihin energiaa, kuten myös tarkasti nimetty apu, mitä häneltä tarvitaan. Johtajina ysit ovat erittäin pidettyjä ja heidän tapansa saada tiimien jäsenet vuorovaikutukseen toistensa kanssa on ainutlaatuista. Sokea piste yseillä onkin laiskuus.

Mikä sinusta tuli?

Enneagrammiykkönen on persoonallisuudeltaan perfektionisti ja jatkuva kehittäjä, tyyppi, joka haluaa tehdä asiat oikein ja jo tehtyjä asioita parantaen. Ykkösten huomio kiinnittyykin siihen, ovatko heidän (ja toistenkin) tekemiset oikeita, laadultaan korkeatasoisia ja eettisesti kestäviä. Heiltä onkin hyvä kysyä, ovatko he mieluummin oikeassa kuin onnellisia. Vastaus voi yllättää kysyjää, muttei itse vastaajaa.

Ykkönen ei ole vuorovaikutustilanteissa kovinkaan spontaani. Toimintakeskuksen tyyppinä ja kakkosen vieruskaverina tunne tukee toimintaa, jolloin mitä ja miten tehdään, tehdään aina tunne mukana. Ykkönen siis toimii ennen kuin ajattelee. Ajattelun alisteiseksi jääminen aiheuttaa ykköselle yliaktiivisen sisäisen kriittisen äänen, sisäisen kriitikon. Siksi ykköset ovat itseään ylianalysoivia ja täydellisyyteen pyrkiviä. Yhteistyössä ja asiantuntijana ykköstä on helppo motivoida sillä, kuinka heidän korkeatasoinen tekeminen auttaa vision saavuttamiseen. Ykkösten vaikeutena on kuitenkin kokonaisuuden hahmottaminen, joka näkyy yksityiskohtiin takertumisena ja niiden hiomisena. Oikeassa olemisen pakko tekee ykkösestä helposti esim. kokoustilanteessa loputtomasti kuuntelevan. Tekemistä kuitenkin ykkösellä riittää, johon ajaa sisäinen paine. Armollisuus itseä kohtaan ei kuulu ykkösen toimintaan tai sanavarastoon. Nykyistä paremmaksi asioiden muuttaminen saa käynnistymään ykkösen motivaation. Ykkösen kanssa vuorovaikutuksessa kannattaakin ottaa esiin hänen saavutuksensa ja kuinka oikeassa hän onkaan. Ykkösen sokea piste on viha ja viha kohdistuu ensisijaisesti aina itseen ja epäonnistumiseen jossain asiassa. Tosin syyt omaan epäonnistumiseen löytyvät useimmiten toisten tekemisistä tai tekemättä jättämisistä. Ykkösjohtajan on hyvä vaihtaa oikeassa oleminen tehokkuuteen ja lisätä delegointia. Hauskan pitämistä töissä ei tulisi myöskään unohtaa. Palautteen antamisessakin ykkösen on hyvä muistaa, ettei vastaanottaja välttämättä halua apua täydelliseksi tulemisessa.

Kirjoittaja

Mervi Lepistö, Care One Oy, on terveystieteiden tohtori, coach (ACC), enneagrammicoach ja enneagrammiopettaja. Mervi on toiminut esimiehenä  sote-alalla ja kehittämisen ja johtamisen YAMK:n vastuuyliopettajaana.

Hän on myös yksilöllisten ravinto- ja hyvinvointiohjauksien valmentaja funktionaalisen lääketieteen näkökulmasta.

Hyvän tiedottamisen vuosi 2016

Oikein hyvää ja tuloksellista alkanutta vuotta. Presidentti on puhunut. Puheen aikana kirjoitin yhtä kannanottoa pitkään prosessiin, jossa tilanne meni ikäväksi vain siitä syystä, että tiedotus ei toiminut ja puuttui osin kokonaan. Siitä sain vinkin, että tehdään tästä vuodesta Hyvän tiedottamisen vuosi. Viime vuosi oli Esimerkillisyyden vuosi, edelliset Kauniin ympäristön ja Ammattimaisen esimiestyön vuodet. Eivät nämä kuten ei nykyinenkään ole mikään uuden vuoden lupaus vaan muistutus  kaikille esimiehille siitä, että kun kiinnittää jokaisessa tapahtumassa, muutoksessa ja arjessa huomion henkilöstön informointiin, elämä on paljon helpompaa, konfliktivapaampaa ja positiivisempaa työpaikoilla.

Hyvä tiedottaminen on yksi helpoimmista asioista esimiehen arjessa, jos osaa perusasiat. Ihmeellistä kyllä ne eivät edes ole muuttuneet miksikään aikojen saatossa. Ensimmäinen asia on, että mietit kohderyhmän tarkkaan ja teet siitä analyysin. Erityisen tärkeätä on muokata tieto vastaanottajille sopivaksi laadultaan ja määrältään. Perusasia esimiestyössä on myös, että koskaan ei itselle tullutta viestiä pidä lähettää eteenpäin muokkaamatta sitä. Esimiestason viestintä on aivan eri juttu kuin viestintä henkilöstön kanssa. Kun kohderyhmä on analysoitu, tulee harkita ajankohta. Perjantai-iltapäivä on huono aika ilmoittaa muutoksista. Kun viesti on mennyt perille, tulee varautua vastaamaan kysymyksiin ja antamaan lisäinformaatiota. Infotaulu työyksikön seinällä on edelleen kevyt tapa jakaa tietoa. Selkeä kieli, kaunis ja houkutteleva ulkoasu ja taulun siisteys ovat huomioitavia asioita.
Heräte tähän aiheeseen tuli siis omasta huonosta kokemuksesta. Tiedon jakamiseksi  asukkaille oli valittu  hissin vieressä oleva infotaulu. Siinä oli kulmistaan kiinnitettyjä A-nelosia sikin sokin. Kuka alkaa etsimään sotkusta jotain olennaista. Jos kiinnittää infopaperin taululle ja laittaa siihen sähköpostiosoitteita tai yhteystietoja, pitää siihen liittää irrotettavat liuskat, jotka voi ottaa mukaansa. Se osataan jo tavarataloissakin.
Tiedottamisessa johtajan työssä pätee myös se, että on avoin ja aito. Osaamistaan ei kannata korostaa kummallisella kielellä vaan asettua aidosti vastaanottajan asemaan ja miettiä mikä on hänelle tärkeätä. Johtaminenhan on palveluammatti. Kaikessa tulee helpottaa niiden arkea, jotka tekevät raskasta asiakas/potilastyötä.

Yksinkertainen on kaunista, kuten kuvastakin näkee. Nosta itsesi asioiden moninaisuudesta, joka voi peittää näköalasi ja keskity olennaiseen vuonna 2016. Kohota osaamistasi tiedottamisessa lukemalla aiheesta kirjoitettuja kirjoja ja analysoimalla kaikkea viestintää, mitä ympäristössäsi tapahtuu. Ota opiksesi  äläkä tee samoja virheita kuin muut.

Tänään tulee televisiota Cirque du Soleil, Sinisen meren starategia-kirjan esimerkkiyritys, joka nousi tappion kierteestä uuteen nousuun uuden strategiansa ansiosta, jossa keskityttiin olennaiseen.

Eteenpäin mennään, terkuin Seija Telaranta