Hyvän tiedottamisen vuosi 2016

Oikein hyvää ja tuloksellista alkanutta vuotta. Presidentti on puhunut. Puheen aikana kirjoitin yhtä kannanottoa pitkään prosessiin, jossa tilanne meni ikäväksi vain siitä syystä, että tiedotus ei toiminut ja puuttui osin kokonaan. Siitä sain vinkin, että tehdään tästä vuodesta Hyvän tiedottamisen vuosi. Viime vuosi oli Esimerkillisyyden vuosi, edelliset Kauniin ympäristön ja Ammattimaisen esimiestyön vuodet. Eivät nämä kuten ei nykyinenkään ole mikään uuden vuoden lupaus vaan muistutus  kaikille esimiehille siitä, että kun kiinnittää jokaisessa tapahtumassa, muutoksessa ja arjessa huomion henkilöstön informointiin, elämä on paljon helpompaa, konfliktivapaampaa ja positiivisempaa työpaikoilla.

Hyvä tiedottaminen on yksi helpoimmista asioista esimiehen arjessa, jos osaa perusasiat. Ihmeellistä kyllä ne eivät edes ole muuttuneet miksikään aikojen saatossa. Ensimmäinen asia on, että mietit kohderyhmän tarkkaan ja teet siitä analyysin. Erityisen tärkeätä on muokata tieto vastaanottajille sopivaksi laadultaan ja määrältään. Perusasia esimiestyössä on myös, että koskaan ei itselle tullutta viestiä pidä lähettää eteenpäin muokkaamatta sitä. Esimiestason viestintä on aivan eri juttu kuin viestintä henkilöstön kanssa. Kun kohderyhmä on analysoitu, tulee harkita ajankohta. Perjantai-iltapäivä on huono aika ilmoittaa muutoksista. Kun viesti on mennyt perille, tulee varautua vastaamaan kysymyksiin ja antamaan lisäinformaatiota. Infotaulu työyksikön seinällä on edelleen kevyt tapa jakaa tietoa. Selkeä kieli, kaunis ja houkutteleva ulkoasu ja taulun siisteys ovat huomioitavia asioita.
Heräte tähän aiheeseen tuli siis omasta huonosta kokemuksesta. Tiedon jakamiseksi  asukkaille oli valittu  hissin vieressä oleva infotaulu. Siinä oli kulmistaan kiinnitettyjä A-nelosia sikin sokin. Kuka alkaa etsimään sotkusta jotain olennaista. Jos kiinnittää infopaperin taululle ja laittaa siihen sähköpostiosoitteita tai yhteystietoja, pitää siihen liittää irrotettavat liuskat, jotka voi ottaa mukaansa. Se osataan jo tavarataloissakin.
Tiedottamisessa johtajan työssä pätee myös se, että on avoin ja aito. Osaamistaan ei kannata korostaa kummallisella kielellä vaan asettua aidosti vastaanottajan asemaan ja miettiä mikä on hänelle tärkeätä. Johtaminenhan on palveluammatti. Kaikessa tulee helpottaa niiden arkea, jotka tekevät raskasta asiakas/potilastyötä.

Yksinkertainen on kaunista, kuten kuvastakin näkee. Nosta itsesi asioiden moninaisuudesta, joka voi peittää näköalasi ja keskity olennaiseen vuonna 2016. Kohota osaamistasi tiedottamisessa lukemalla aiheesta kirjoitettuja kirjoja ja analysoimalla kaikkea viestintää, mitä ympäristössäsi tapahtuu. Ota opiksesi  äläkä tee samoja virheita kuin muut.

Tänään tulee televisiota Cirque du Soleil, Sinisen meren starategia-kirjan esimerkkiyritys, joka nousi tappion kierteestä uuteen nousuun uuden strategiansa ansiosta, jossa keskityttiin olennaiseen.

Eteenpäin mennään, terkuin Seija Telaranta