Puuduitko aamun palaverissa?

Kun työpaikalla tuntuu siltä, että aika palaa turhaan kokouksissa ja palavereissa, asialle kannattaa tehdä jotain. Joissakin paikoissa kokoukset on lopetettu kokonaan, puolitettu tai ryhdytty ihan oikeasti muuttamaan niitä. 

Kokous on yleistermi, jolla tarkoitetaan erilaisia kommunikaatiota mahdollistavia tilaisuuksia. Palaverit ovat työtä ja toimintaa kohti selkeää tavoitetta. Palaveri on työn tekemistä, jossa jokaisella on saatavaa ja annettavaa. Esimiehen tulee valmistella se huolella; määritellä tarkoitus ja tavoite, valita käsiteltävät asiat, laatia asialista, ohjeistaa osallistujat valmistautumaan, valita käsittelytapa ja dokumentointitapa sekä miten viestintä toteutetaan. 

Monet tutkimukset osoittavat, että palavereja on yksiselitteisesti liikaa,ne ovat huonosti valmisteltuja eikä paikan päälläkään motivoiduta. Hoidetaan rästitöitä ja sähköposteja eikä edes toisella korvalla kuunnella. Ilmapiiri on kuitenkin usein sellainen, että niihin täytyy raahautua kun ei uskalla olla poiskaan. Professori Alf Rehn on ehdottanut, että kokous kannattaa sopia puolta lyhyemmäksi kuin yleensä. Se pakottaa valmistautumaan, kun paikan päällä ei ole luppoaikaa. 

Jos aikaa ei voi puolittaa, lyhentää voi. Aina on kuitenkin vältettävä kiireen tunne. Toiseksi esimiehen on vaan tehtävä palavereista kiinnostavia, vuorovaikutteisia, positiivisia, yksinkertaisesti sellaisia, joihin tullaan ilomielin ja osallistutaan. Sisältöä ja kielenkäyttöä kannattaa profiloida ja kehittää uusia konsepteja.

Pyöreä pöytä helpottaa vuorovaikutusta

Kiinnitä huomiota tilojen viihtyvyyteen ja siihen, että luonnollinen keskustelu mahdollistuu useamman kanssa. Pyöreä pöytä on parempi kuin suorakaide. Kevään tullen voi kokouksen pitää ulkona, kattaa pöydän kesäisin värein ja tarjota jotain kohottavaa. Pöytien ja tuolien sijoittelulla voi yhdistää ja erottaa ihmisiä haastamalla heidät tutustumaan toisiinsa, ottamaan kantaa.

Tunnelma on tärkeä

Kevät ei ole mitään ilman kunnon retkeä työkavereiden kanssa. Vielä kun voi yöpyä poissa kotoa, ihmisten luovuus puhkeaa kukkaan.

F-Hoone Tallinna

Kannattaa lukea:

Koski R. & Kortesuo K. Kokousten seitsemän kuolemansyntiä. Talentum. 2012.

Surakka T. & Laine N. Käsikirja ammattimaiseen esimiestyöhön. Taurus Media. 2011.

Tuominen S. & Pohjakallio P. Työkirja. Työelämän vallankumouksen perusteet. Talentum. 2012.

Kevätterveisin Seija Telaranta