Palaveri on työtä, ei huvia

Pupu löytyy Restauran Kadriorgista Tallinnassa

Täällä Tallinnan lumi/vesisateessa luin järkytyksekseni fb-postauksen, jossa eräs ystävä kirjoitti, että puheenjohtaja myöhästyi palaverista reippaasti, joten joutui tarjoamaan osallistujille "ylimääräisen kierroksen". Kaikesta päättäen pääsiäisen kunniaksi palaveriin oli yhdistetty viihdepuoli. Kertasin alan kirjoista, mitä kokouksista ja palavereista nyt sanotaan. Yllämainittu menneen maailman maan tapa on yksiselitteisesti tuomittava. Jo se, että esimies myöhästyy koolle kutsumastaan palaverista, on tosi huono viesti. Se osoittaa paitsi sen, että hän on välinpitämätön työajan käytöstä ja laiminlyönyt oman tehtävänsä kokouksen johtajana myös käytti väärin työntekijöiden kallista työaikaa. Koska kyseessä on julkinen verovaroin ylläpidetty organisaatio, hukkaan meni myös paljon meidän kaikkien yhteisä rahoja.

Palaverit ovat koko henkilöstölle työtä ja työaikaa kohti yhteistä tavoitetta. Jo ennakkoon tulisi jokaisen valmistautua siten, että olisi jotain annettavaa yhteiseen "pöytään". Esimiehen tehtävänä on määritellä palaverin tarkoitus, valita käsiteltävät asiat ja  asettaa niille tavoitteet. Esimies laatii asialistan, ohjeistaa osallistujat valmistautumaan, valitsee käsittelytavan, dokumentoinnin sekä viestinnän, eli miten kokouksen päätökset saatetaan kaikille tiedoksi.

Aidan takana presidentti Toomas Henrik Ilveksen "palaveripaikka"

Jokaisen ammattitaitoisen esimiehen tulisi kytkeä palaveriin myös opetus. Hän voi itse toimia opettajana tai keskustelun syventäjänä tietyssä asiassa tai hän voi jo etukäteen delegoida tehtävän jollekin työntekijälleen. Tällä on monipuolisesti positiivinen vaikutus. Huomioimalla työntekijän osaamista ja antamalla kullekin vuorollaan tilaisuuksia näyttää osaamistaan, esimies toteuttaa henkilöstön huomioimista ja palkitsemista. Kun opetus on luonnollinen osa organisaatiossa tapahtuvaa osaamisen profilointia, lisää se yhteistä inhimillista pääomaa ja parantaa tuloksia ja tyytyväisyyttä työhön.
Esimiehen on oltava paitsi aktiivinen etukäteen, myös aktiivinen palaverin edetessä. Hänen tulee vauhdittaa keskustelua ja jos asioissa rönsyillään, suunnata keskustelu takaisin. Jatkokysymyksiä kannattaa tehdä reaaliajassa kuten myös  yhteenvetoja. Kun on erilaisia mielipiteitä, on toimittava aktiivisesti ja löydettävä yhteiset piirteet ja varmistettava, että on yhteinen käsitys ja kieli. Asioista, kiperistäkin, on aina puhuttava niiden oikeilla nimillä eikä naamioida sovun nimissä. Kannattaa pitää mielessä, että kompromissi ei ole mitään. Kompromissit pysäyttävät kehityksen. Bill Clintonia kannattaa muistaa, sillä hän ei hyväksynyt koskaan kompromissia, vaan vaati osallistujia löytämään jonkun muun ratkaisun. Tätähän kutsutaan triangulaatioksi.

Kadriorgin puisto lankalauantaina

Esimiehen vastuulla on, että palavereissa on hyvä ja positiivinen ilmapiiri. Se syntyy ennenkaikkea huolellisesta valmistautumisesta ja ammatillisesta johtamisesta sekä kaikkien huomioonottamisesta, kuulluksi tulemisesta. Kun on aika rentoutua, voi mennä yhteiselle pääsiäislounaalle. Siihen ei kannata sekoittaa palaveria, vaan leikki leikkinä ja asiat asioina. Miettiä myös kannattaa, osallistuuko esimies henkilöstön vapaa-ajan tilaisuuksiin. "Tähti johtamisen taivaan", toimialajohtaja Sari Stenius, joka on valtakunnallisesti Ruotsissa palkittu sosiaali- ja terveysalan johtaja, ainakin kertoi, että hänen ei kuulu osallistua epävirallisiin tilaisuuksiin. Viimeinen temppu on paikata myöhästymisiään "kierroksilla".
Piristä pääsiäistä ja lue Sarista ja hänen voittoisesta urastaan Västeråsissa:
Sari on tähti
Lue lisää palaveri/kokous -aiheesta:
Kokous/palaveri

Otin kuvat kävellessäni lounaalle Kadriorgin puistoa pitkin tänään.
Tallinnaterveisin Seija Telaranta