Masentavat kokoukset

Kokouskulttuuri on peili organisaation kommunikointi- ja yhteistoimintakyvystä. Jos haluat tietää, minkälainen johtamis- ja viestintäkulttuuri organisaatiossa on, kannattaa mennä johonkin sen kokoukseen.Organisaation kulttuurin voi haistaa jo ovelta; tavasta asemoitua istumaan, miten puhevalta jakautuu ja käytetäänkö valtaa vaikenemalla. Näin todetaan juuri ilmestyneessä kirjassa Kokousten seitsemän kuolemansyntiä (Talentum 2012).

Kirjan ovat kirjoittaneet Reetta Koski ja Katleena Kortesuo.He ovat koonneet kokousohjeistuksia eri organisaatioista 1990-luvulta asti ja huomanneet, että kokouskäytännöt eivät ole juurikaan muuttuneet 15 vuoteen. Syynä tähän pysähtyneeseen kokouskulttuuriin kirjoittajat pitävät sitä, että kokoukset ovat edelleen turvallinen ja helppo tapa viettää aikaa työssä. Useimmille riittää, että siirtää ruuminsa kokoustilaan ja jättää aivot narikkaan.
Professori Alf Rehn kertoo, että hän ei suostu istumaan kokouksissa kuin 20 minuuttia. Senjälkeen hän poistuu paikalta riippumatta siitä, onko kokous päättynyt vai ei. Hän käyttää tätä juuri Björn Wahlroosin aktivoimaa käsitettä jaloilla äänestäminen. Rehnin mielestä hänen käyttäytymisensä tuotti hyvän tuloksen; pikkuasioita ei käsitelty, vaan keskityttiin olennaiseen. Kovin lyhyissä kokoontumisissa tuli kyllä ongelmaksi se, että ilmapiiri kiristyi, kun syntyi kilpailua siitä, kuka ehtii sanoa sanottavansa.

Hymy tekee hyvän ilmapiirin

Kirjassa annetaan ohjeita siitä, mikä auttaa kohottamaan kokousten tavoitteellisuutta ja tulosta sekä energisoimaan ihmiset sensijaan, että he passivoituvat eivätkä anna itsestään mitään yhteisen hyvän eteen.Ajankäytön tarkempi suunnittelu on  lähtökohta parempaan. Eihän mitenkään voi olla niin, että jokainen yksikön kokous on aina saman pituinen. Esimiehen on aikataulutettava kokous ihan niinkuin muutkin toiminnot työpaikalla. Kun asioihin käytettävä aika on kellotettu, sovi sitten kokous puolta lyhyemmäksi. Lyhyt aika pakottaa valmistautumaan paremmin ja terästäytymään muutenkin.
Jos asialista on pitkä ja aika lyhyt, ei siitäkään mitään tule. Ja vielä kun vuorovaikutuksellisuutta tulisi lisätä. Tästä tilanteesta selviää sillä, että tarkkaan miettii, kannattaako asia tuoda kokoukseen vai pystyykö sen käsittelemään muuten tai vain informoimalla. Silloin pysytytään ottamaan vaikka vain yksi tärkeä asia esille ja kohdentamaan sille riittävä aika.

Pitkiin kokouksiin taukoja ja tarjoilua

Helsingin Sanomissa oli 18.maaliskuuta 2012 artikkeli otsikolla "Pahuksen palaverit. Kokoukset pitää suunnitella hyvin. Muuten ne ovat ihmisten arvokkaan ajan haaskaamista". Artikkelissa on haastateltu mm. Sovelton toimitusjohtaja Sanna Varpukari-Anttilaa, joka viittaa tutkimuksiin, joiden mukaan noin kymmenen prosenttia valkokaulustyöntekijöiden viikoista kuluu erilaisissa palavereissa, monella yli 5 tuntia viikossa. Joissakin kyselyissä kaksi kolmasosaa konttorityöntekijöistä on sanonut pitävänsä palavereja hyödyttöminä.
"Turhat palaverit eivät ole osa terveen työyhteisön sosiaalisia käytäntöjä. Isolla osalla kyse on johtamisongelmasta, ihmisten aikaa ei arvosteta."
Näistä kokousjutuista saimme diagnoosin, kyseessä on siis  pitkälti johtamisongelma. Syykin siihen löytyi, sillä harva johtaja on saanut ohjausta palaverien pitämiseen. Varsin suuri puute se on niillä johtajilla, jotka ovat nousseet asemaansa tieteellisen näytön tai työnsä hyvän osaamisen perusteella. Ei ole ollenkaan sama juttu olla hyvä asiantuntija ja hyvä johtaja.

Johtajalta vaaditaan paljon, opiskelu auttaa

Vaikka onnistuisi kuinka hyvin asettamaan tavoitteet, aikataulun ja sisällön, jopa vuorovaikutuksen, viimeisen silauksen onnistuneelle kokoukselle antaa johtajan kyky luoda tunnelma, iloinen ilmapiiri ja positiivinen henki. Kokouksen osallistujilla on puolestaan vastuu siitä, että he tukevat johtajaansa ja edesauttavat myönteisen ilmapiirin säilymistä. Kielteisyys tappaa, se on tutkittu juttu.

Simo Lignell

Pyysin kauppias Simo Lignelliä kertomaan johtajakurssilaisille K-Supermarket Länsitorin laatumatkasta, kun se oli voittanut EFQM-laatupalkinnon. Luennointi ei ollut hänelle jokapäiväistä puuhaa ja hän kertoi vähän jännittävänsäkin. Loistavan luennon jälkeen hän tunsi onnistuneensa ja nauttineensa itsekin, kun johtajakurssilaiset aivan "kannattelivat" häntä ilmeillä, eleillä, kysymyksillä ja rakentavan ilmapiirin ylläpidolla.

Samoin on jokaisen tehtävä kokouksissakin, otettava yhteisvastuu, että onnistutaan.Ja ilmapiirivastuu. Jos ei ole syntynyt iloiseksi ihmiseksi, kannattaa harjoitella sillä vain neljäsosa optimismista on periytyvää Jos olet johtaja päätä, ettet pidä yhtään masentavaa kokousta! Seija Telaranta